INTEGRITETSPOLICY

Kort om GDPR

GDPR är EU’s nya dataskyddsförordning som ställer högre krav på hur företag hanterar personuppgifter och där kunden kan påverka hanteringen kring detta. GDPR träder i kraft den 25:e maj 2018.

Det betyder att Ni som kund har:

  • Rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter (Integritetspolicy)
  • Möjligheten att ta del av, anonymisera, rätta eller ta bort personuppgifter där det är möjligt
  • Möjligheten att godkänna eller motsäga er informationsbehandling av t.ex. nyhetsbrev och kampanjer.

I denna integritetspolicy (GDPR-INT) beskriver vi hur Neopost Sverige AB, 556195-0139 samlar in, använder, lagrar och lämnar ut personuppgifter.

Integritetspolicy

1. Allmänt

Neopost Sverige AB värnar alltid om den personliga integriteten. Det är väldigt viktigt för oss att Ni som kund känner er trygg med att vi behandlar era personuppgifter på ett sätt som är gällande i den nya dataskyddsförordningen, GDPR.

Personuppgifter får endast behandlas för specifika angivna syften och om det finns en laglig grund för behandlingen.

  1. Integritetspolicyn gäller då Neopost Sverige AB erbjuder och tillhandahåller produkter och tjänster i samband med köp, serviceärenden och annan förekommande kontakt med Neopost Sverige AB, samt besök på Neopost hemsida och webbshop.

2. Personuppgiftsansvarig

Neopost Sverige AB är personuppgiftsansvarig och ansvarar för de personuppgifter som behandlas och att en sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

 

3. Varför behandlar vi era personuppgifter?

  1. Tillhandahålla produkter och tjänster
    För att vi skall kunna fullgöra våra förpliktelser och identifiera er som vår kund för genomförande av köp, leverans, fakturering och registrering av serviceärenden. Vi behandlar även era personuppgifter för att hantera reklamationer och returer

Rättslig grund: Fullgörande av avtal och berättigat intresse

  1. Utveckling av produkter och tjänster
    Vi behandlar era personuppgifter för att förbättra och utveckla våra tjänster, produkter och erbjudanden till er som kund genom att se vilket behov ni har och hur marknaden ser ut i övrigt i form av användande och intresse. Denna statistik gör att vi kan forma vår produkt- och tjänsteportfölj för att anpassa oss till marknadens efterfrågan.

Rättslig grund: Berättigat intresse

  1. Marknadsföring
    Befintliga kunder
    För att kunna erbjuda och informera om våra produkter och tjänster till er som kund behandlar vi era personuppgifter (t.ex. tidigare inköp). Detta betyder att vi kan ta fram erbjudanden och information som är relevanta för just er. Marknadsföringen kan ske genom telefon, post och e-post, via vår webb och webbshop samt SMS
    Prospects (eventuella nya kunder)
    Marknadsföring med relevanta produkter adresserade mot prospects kommer i högsta möjliga mån analyseras av marknads- och försäljningsavdelningen då historik kring köp och tillhandahållande av tjänster saknas.

    För att utveckla våra interna processer och rutiner och förstå kunders behov kan anonymiserade eller pseudonymiserade personuppgifter ingå i en eventuell sammanställd statistik beträffande detta.

    Vill ni inte ta emot marknadsföring från oss eller inte vill att vi behandlar era personuppgifter i detta syfte hör ni av er till vår kundtjänst (privacy@neopost.se).
    Rättslig grund: Berättigat intresse
  2. Nyheter, kundnöjdhetsundersökningar och viktig information
    För att informera om viktig information som t.ex. portohöjningar från PostNord, lagändringar rörande säkerhetsklasser på dokumentsäkerhet och dylikt samt utskick av nyhetsbrev, kommande events och kundnöjdhetundersökningar behandlar vi era personliga uppgifter.

    Rättslig grund: Berättigat intresse

     
  3. Lagefterlevnad
    För att vi skall efterleva lagkrav och andra lagstadgade skyldigheter som åligger oss behandlar vi era personuppgifter. Ett exempel på detta är bokföringslagen som kräver lagring av bokföringsmaterial, t.ex. fakturor.

    Rättslig grund: Rättslig förbindelse

4. Insamling av personuppgifter

Personuppgifterna samlas in och behandlas för att ni skall kunna köpa produkter och tjänster eller kontaktar oss för serviceärenden eller för annan information.

  • Vi samlar in personuppgifter i samband med att ni blir kund hos oss, antingen genom att ni själv lämnar uppgifterna till oss genom någon av våra kommunikationskanaler: post, e-post, telefon, webb eller enkäter (digitala/fysiska)
  • Personuppgifter samlas in när ni kontaktar oss genom vår kundtjänst i olika ärenden som rör era produkter eller tjänster. Uppgifterna samlas in genom e-post eller att ni ringer till oss och att vi noterar de uppgifter som ni muntligen givit oss
  • Vi samlar in personuppgifter när ni svarar på kund- och enkätundersökningar samt när ni prenumererar på våra nyhetsbrev
  • Vi inhämtar även personuppgifter från privata och offentliga register, t.ex. Bisnode, UC eller andra vanligt förekommande register.
  • Genom att använda cookies på våra webbsidor samlar vi in personuppgifter på och från er webbläsare. För mer information kring detta, se vår cookiepolicy.

5. Vilka personuppgifter behandlar vi om Er?

  • Namn
  • E-postadress
  • Postadress
  • Besöksadress/Leveransadress
  • Telefonnummer
  • Kundnummer
  • Organisationsnummer
  • IP-adress
  • Användande av webbsidor samt webbshop
  • Betalningsuppgifter
  • Inköpshistorik
  • Serviceärendehistorik
  • Titel och attesträtt

6. Kundanalys

Neopost kan komma att behandla era personuppgifter genom att analysera hur ni använt vår webb, vilka produkter och tjänster ni varit intresserade av och vilka nyhetsbrev och kampanjer ni tagit del av. Även tidigare inköp och annan historik kring serviceärenden kan komma att ligga till grund för denna kartläggning. Syftet med detta är att kunna ge er som kund erbjudanden och information som passar just er.

Skulle det vara så att ni inte vill att vi behandlar era personuppgifter genom kundanalys kan ni närsomhelst kontakta oss på privacy@neopost.se. Vi ser då till att ni inte omfattas av denna kartläggning.

7. Hur länge sparas uppgifterna?

Era personuppgifter sparas inte längre än vi behöver utifrån det syfte vi samlar in och behandlar dem för i enlighet med denna integritetspolicy. Vissa personuppgifter kan komma att sparas längre om det föreligger lagkrav att följa eller för att bevaka Neopost rättsliga intressen.

Neopost sparar inte personuppgifter äldre än 24 månader efter det att ni senast köpt produkter, registrerat serviceärende eller på annat sätt kontaktat Neopost.
Om ni som kund handlat via vår webbshop sparas personuppgifterna tills dess att kontot är avslutat.

8. Till vem lämnas uppgifterna ut?

Neopost kan komma att lämna ut era personuppgifter till tredje part, exempelvis andra dotterbolag i Neopost koncernen, leverantörer, återförsäljare av Neopost produkter och andra samarbetspartners. Vi lämnar endast ut relevanta uppgifter när det krävs att vi skall kunna utföra personuppgiftsbehandlingarna som nämns ovan.

Vidare kan era personuppgifter lämnas ut om det är nödvändigt för att förhindra och upptäcka bedrägerier, tekniska problem, säkerhetsproblem samt följa gällande lagkrav eller andra krav från myndigheter.

9. Era rättigheter

Information om hur vi hanterar era personuppgifter finner ni i denna integritetspolicy. Om ni har ytterligare frågor eller synpunkter kring detta är ni välkomna att maila till oss på privacy@neopost.se där Neopost dataskyddsombud kan hjälpa till.

  1. Rätt till tillgång av personuppgifter

Ni har rätt till ett så kallat registerutdrag där det framgår vilka personuppgifter vi behandlar om er. För att ta del av detta måste ni skriftligen begära detta, undertecknad av er med en kopia av giltig identitetshandling då det är viktigt för hur vi lämnar ut era personuppgifter och för att kunna styrka identiteten på den som begär ut informationen. När ni begär ut detta är det viktigt att ni specifikt anger vilka uppgifter och handlingar ni är intresserade av. Om det exempelvis rör sig om avtal, serviceärenden eller tidigare inköp så kan vi ge er mer relevant information.

Vi kommer att skicka ut registerutdraget inom 30 dagar från det att begäran inkommit.

Begäran om registerutdrag skickas till:

Neopost Sverige AB
Att: Dataskyddsombud
Box 1126
17122 Solna

  1. Rätt till rättelse av personuppgifter

Det är Neopost ansvar att tillhandahålla korrekta och uppdaterade personuppgifter. Skulle era personuppgifter vara felaktiga eller ofullständiga har ni rätt att få dessa rättade eller kompletterade. Vid förfrågningar eller frågor rörande detta mailar ni till privacy@neopost.se.

9.3 Rätt till radering av personuppgifter

Ni har rätt att begära att vi raderar personuppgifter i nedanstående situationer om det inte föreligger anledningar till att vi fortsätter behandla personuppgifterna, t.ex. om de behövs för att fullfölja en rättslig förpliktelse eller vara nödvändiga för att Neopost ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk:

  • Om personuppgifterna inte längre används för de syften som de behandlats och samlats in för.
  • Om Neopost fortsätter behandla era personuppgifter vid kampanjer, marknadsföring och andra erbjudanden trots att ni tidigare motsatt er detta.
  • Om ni återkallat ert samtycke till att vi behandlar era personuppgifter men att Neopost ändå fortsätter göra det.
  • Om det inte finns berättigade skäl som anses tillräckliga när vi behandlar era personuppgifter.
  • Om Neopost inte samlar in och behandlar i enlighet med gällande regler, krav och rättsliga förpliktelser som Neopost omfattas av.
  • Om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig skyldighet.

För att inte radera fel persons uppgifter måste ni skriftligen begära detta, undertecknad av er med en kopia av giltig identitetshandling då det är viktigt för hur vi hanterar personuppgifter och för att kunna styrka identiteten på den som begär raderingen.

Begäran om radering skickas till:

Neopost Sverige AB
Att: Dataskyddsombud
Box 1126
17122 Solna

9.4 Rätt till begränsning av behandling

Ni har rätt att i vissa fall kräva att vår behandling av era personuppgifter begränsas och endast får användas till i begränsad utsträckning. Exempelvis när ni begärt rättelse kan ni begära att Neopost begränsar användandet av era personuppgifter till dess att de är korrekta.

För att inte behandla fel persons uppgifter måste ni skriftligen begära detta, undertecknad av er med en kopia av giltig identitetshandling då det är viktigt för hur vi hanterar era personuppgifter och för att kunna styrka identiteten på den som begär raderingen.

Begäran om begränsning skickas till:

Neopost Sverige AB
Att: Dataskyddsombud
Box 1126
17122 Solna

9.5 Rätt till invändning

Om Neopost behandlat era personuppgifter med stöd av intresseavvägning som ni inte anser att det finns berättigade skäl till, kan ni invända er mot denna behandling. Neopost får vid en sådan invändning endast fortsätta om vi kan visa att det finns berättigade skäl att behandla personuppgifterna och att de väger tyngre än era intressen.

Ni kan när som helst invända er mot behandlingen av personuppgifter om dessa används i direkt marknadsföringssyfte.

För att inte behandla fel persons uppgifter måste ni skriftligen begära detta, undertecknad av er med en kopia av giltig identitetshandling då det är viktigt för hur vi hanterar personuppgifter och för att kunna styrka identiteten på den som begär raderingen.

Begäran om invändning skickas till:

Neopost Sverige AB
Att: Dataskyddsombud
Box 1126
17122 Solna

  1. Rätt till dataportabilitet

Ni har rätt att få en kopia på de personuppgifter som ni lämnat till oss och som vi behandlar med samtycke från er eller för att uppfylla avtalsförpliktelsen gentemot er som laglig grund.

Denna presenteras i ett strukturerat, läsbart format

För att inte lämna ut fel persons uppgifter måste ni skriftligen begära detta, undertecknad av er med en kopia av giltig identitetshandling då det är viktigt för hur vi hanterar personuppgifter och för att kunna styrka identiteten på den som begär raderingen.

Begäran om registerutdrag skickas till:

Neopost Sverige AB
Att: Dataskyddsombud
Box 1126
17122 Solna

10. Neopost sätt att skydda personuppgifterna

Neopost har vidtagit säkerhetsåtgärder inom koncernen för att skydda era personuppgifter mot avsiktlig eller oavsiktlig exponering, användning eller på annat sätt kan äventyra att era personuppgifter utlämnas. Alla system är brandväggsskyddade, behörighetsstyrda och lösenordskyddade där enbart de som har behörighet kan komma åt och läsa information.

11. Klagomål

Anser ni att vi brustit i hur vi behandlar era personuppgifter i strid med gällande integritetsskyddsregler ska du anmäla detta till oss så fort som möjligt. Det är även möjligt att anmäla direkt till Datainspektionen.

12. Uppdatering och tillämpning av integritetspolicyn

På vår webb finns alltid den senaste versionen av integritetspolicyn: http://www.neopost.se/gdpr. Vi har när som helst rätt att ändra och uppdatera policyn och den gäller omedelbart då den har publicerats. Sker det större förändringar i integritetspolicyn kommer vi att meddela er via e-post eller på webben.

Vill ni inte acceptera den rådande integritetspolicyn kan ni maila till privacy@neopost.se för att se hur vi kan fortsätta vårt samarbete.

13. Kontakta Neopost

Om ni har frågor om denna integritetspolicy eller andra frågor kring hur vi behandlar era personuppgifter mailar eller skriver ni till:

Neopost Sverige AB
Att: Dataskyddsombud
Box 1126
17122 Solna