Säkra innehållet i dina dokument

Säkra innehållet i dina dokument

06/26/2018

Det tar tid och energi att skapa och sända företagsutskick. Ansträngningen kan dock vara bortslösad om brev och dokument inte når den avsedda mottagaren. För att säkerställa att detta inte sker kan företag överväga att byta från manuella processer till automatiserade lösningar, för att snabba upp och förbättra hanteringen av utgående post och, viktigast av allt, göra det säkrare.

Manuell produktion, sammanställning och distribution av kommunikation är tidskrävande och risken för fel är stor. Företag måste veta att de dokument som skickas ut når rätt personer – de måste göra allt de kan för att minimera fel i processen. Fel där kommunikation hamnar på villovägar är kostsamma både vad gäller tid och pengar, men det kan vara värre än så. De kan vara potentiellt skadliga om personuppgifter hamnar i orätta händer. Just nu är dataintegritet, -skydd och -hantering högaktuellt i och med införandet av EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Två spårningsåtgärder för utskickssäkerhet

Företag efterfrågar i allt större utsträckning processer med en tydlig verifikationskedja och omfattande mätning och rapportering. Det kan inkludera två spårningsåtgärder för utgående posthantering:

- Intelligenta streckkoder: utskickhanteringsprogram kan lägga till optiska märken, som streckkoder, som blir ”lästa” av en intelligent kuverteringsmaskin som styr vilka dokument som placeras i vilka kuvert

- Elektroniska underskrifter: för att skapa ett bevis på att dokumenten nått avsedd mottagare.

Genom att introducera digitalisering och automatisering i hanteringen av utgående post blir processen skalbar och mer effektiv. Alla berörda användare kan få åtkomst till ett onlineverktyg för att hantera dokumentproduktion och -sortering. Detta centraliserar funktionen, vilket gör den mer effektiv och gemensam.

 

Problemfri automatisering

Digitala lösningar medför fördelar för många småföretag, men de har inte nödvändigtvis den kompetens som krävs för att installera eller underhålla dem. De vill veta att automatiseringen blir problemfri, så att de kan ta itu med att hjälpa kunderna och utöka sina verksamheter. Det är här molnbaserade lösningar kommer in i bilden. När programmet körs i molnet krävs inga nedladdningar, uppdateringar eller dedikerade IT-resurser för att hantera lösningen. Säkring av dokumentinnehåll är viktigt för alla verksamheter, för datasekretess och -skydd och för kundnöjdhet. Företag kan använda digitalisering och automatisering för att förbättra säkerheten i sin utgående posthantering, spårning och övervakning.