Så säkerställer du korrekt kundkommunikation

Så säkerställer du korrekt kundkommunikation

04/24/2018

Alla företag vill kommunicera på ett framgångsrikt sätt och det innebär att nå ut med rätt budskap till kunderna vid rätt tidpunkt och på rätt sätt.

Tyvärr är det lättare sagt än gjort. Dagens företag har många sätt att kontakta kunder, inklusive fysisk post och en rad digitala kanaler, däribland e-post. Att använda var och en av dessa kanaler på ett effektivt sätt är en utmaning i sig. Om du sedan lägger till kundernas preferenser för vilka kanaler som de vill bli kontaktade via och målet att leverera korrekt och effektiv kommunikation varje gång blir detta en återkommande viktig uppgift.

Det är dock en viktig uppgift eftersom korrekt kundkommunikation är avgörande – av sekretess- och säkerhetsskäl måste dokument nå sina avsedda mottagare. Ett allvarligt dataskyddsproblem kan uppstå om information som innehåller personliga eller känsliga uppgifter hamnar i fel händer.

Företag vill dessutom säkerställa korrektheten för att maximera effekten av sin kommunikation. Att skicka ut felaktig information ger kort sagt ett dåligt intryck. Kunderna vill höra från företag som vet vilka de är och som erbjuder en personlig upplevelse. Till en början handlar detta om att tilltala kunder på rätt sätt, men i förlängningen också om en mer finjusterad personanpassning för att skapa starkare kundrelationer.

Från manuellt till digitalt: Förbättra korrektheten med digitala verktyg

I takt med att företag växer börjar de använda fler kommunikationskanaler som omfattar både tryckta och digitala resurser. Om dessa kanaler inte är koordinerade från början kan det vara svårt att säkerställa konsekvens, och hantering av kommunikation i alla kanaler kan vara tidskrävande och lätt ge upphov till fel.

Att manuellt ändra dokument och omformatera dem för olika kanaler – t.ex. tryckt post och e-post – är en utdragen process som kan resultera i misstag. I värsta fall kan informationen skickas till fel kund, vilket försämrar kundrelationen och riskerar att skada företagets rykte. Korrekthet är absolut nödvändigt för dataskydd och företagsrykte.
 

Automatisering bidrar till att förbättra korrektheten och effektiviteten och att uppnå den viktiga personliga anpassningen som hjälper ditt företag att nå ut med sitt budskap. En programvara för utmatningshantering kan hjälpa dig att hantera kommunikationen och se till att meddelanden utfärdas i enlighet med kundernas preferenser.
 
Programvaran automatiserar många aspekter av kommunikationsprocessen, inklusive adressering, vilket bidrar till att reducera risken för fel. Dessutom centraliserar den även kommunikationshanteringen, vilket bidrar till att undvika att information hamnar fel inom verksamheten och att överlappande eller dubbla meddelanden skickas ut.

Programvara för utmatningshantering: Hur fungerar det?

Detta digitala kommunikationsverktyg förbereder utskick genom ett enda, centraliserat system för posthantering som är tillgängligt för all personal som behöver använda det via ett webbaserat gränssnitt.

Det fungerar så här:

  1. Till att börja med sorteras dokumenten i buntar enligt exempelvis dokumenttyp
  2. De ges optiska märken (som streckkoder) baserat på vilken information de innehåller. Dessa streckkoder kan läsas av en mappsorterare som säkerställer att varje dokument hamnar där det ska
  3. Utmatningsinställningarna väljs utefter vilka dokument som tillhör vilka utskick
  4. Systemet levererar de förberedda dokumenten till de valda kanalerna som tryckt post eller e-post.

Sju fördelar en programvara för utmatningshantering kan ge ditt företag

Att centralisera och automatisera hanteringen av kundkommunikation på detta sätt kan hjälpa organisationer att göra följande:

  1. Öka kundnöjdheten genom att uppfylla kundernas önskemål om hur de ska kontaktas och personanpassa deras meddelanden
  2. Förbättra produktiviteten genom att minska den tid det tar att sammanställa och skicka ut kundkommunikation
  3. Minska kostnaderna genom att till exempel skicka flera dokument till en kund i ett utskick för att spara på porto och – om kunden föredrar det – skicka e-post istället för fysiska utskick
  4. Förbättra säkerheten tack vare att programvaran sorterar och sammanställer dokument för varje mottagare och säkrar innehållet i varje utskick med intelligenta streckkoder
  5. Samarbeta mer genom ett centraliserat system för posthantering med åtkomst för all personal som behöver det
  6. Minska mängden fel som kan uppstå med osammanhängande och manuella processer
  7. Skala och anpassa när kraven på verksamheten ökar. 

Förbättra effektiviteten och kundupplevelsen

Med en programvara för utmatningshantering kan företag producera engagerande och personanpassad kundkommunikation mer effektivt. Att tillämpa automatisering i skapandet och utfärdandet av kundkommunikation förbättrar korrektheten, vilket innebär att leveransen sker till rätt personer vid rätt tidpunkt på det sätt de föredrar.