Papper eller papperslöst: Gå inte miste om betalningar

Papper eller papperslöst: Gå inte miste om betalningar

02/04/2019

Alla företag är beroende av positiva kassaflöden och faktureringsprocessen har stor påverkan på detta. Genom att skicka ut fakturor så snabbt och effektivt som möjligt kan företag snabbare ta emot betalningar, så att de inte går miste om möjligheter eller äventyrar betalningar till sina egna leverantörer. Det handlar om ansvarsfullt företagsagerande, och det börjar med att optimera faktureringsprocessen.

Många företag fakturerar en gång i månaden, så det kan ta fyra veckor innan en betalningsbegäran skickas ut. Lägg sedan till betalningsvillkor på 30 dagar eller mer och det kan ta flera månader innan betalningarna kommer in. Och inte nog med det: sena betalningar är också ett problem.

I USA rapporterade nästan 91 procent av verksamheter i en Atradius-undersökning att de fått sena betalningar från storkunder, och den genomsnittliga betalningstiden är 55 dagar. 

Företag måste därför göra allt de kan för att förkorta tiden till betalning och det börjar med att generera och utfärda fakturor så snart som möjligt. Ju snabbare fakturor går ut, desto snabbare kan betalningarna komma in.

Faktureringen måste vara enkel för att detta ska vara möjligt. Faktum är att så mycket som möjligt måste automatiseras. 

Skicka fakturor utan att lämna skrivbordet

Där kommer verktyg för webbaserad dokumenthantering in i bilden. I stället för att själva hantera alla stadier med fakturaförberedelse och -utskick, kan företag ladda upp dokument till en webbaserad portal, välja önskad leveransmetod (t.ex. post eller e-post) och överlämna jobbet till en produktionsanläggning som tar hand om utskrift, kuvert, mätning och distribution.

Ett sådant system hjälper även till med spårbarhet. Varje dokument får en streckkod för att se till att rätt dokument och rätt antal sidor levererades. Varje steg kan spåras via ett enkelt onlinegränssnitt och personalen får tid att fokusera på aktiviteter som direkt genererar intäkter, till exempel kundservice eller skapande av nya affärer.

Fakturering är en nödvändig men ofta tidskrävande aktivitet när det görs manuellt. Genom att själva ta hand om varje steg i processen för att skapa och utfärda fakturor, riskerar företag att drabbas av utdragna betalningstider innan fakturorna ens har skickats.

Genom att utfärda fakturor så snart arbetet är slutfört, går det att korta ned betalningstiden och förbättra kassaflödet. Dessutom uppskattar kunderna att de får fakturor på det sätt de föredrar, vare sig det är i tryckt eller digital form.