Hur man  maximerar effektiviteten i e-postbehandling

Hur man maximerar effektiviteten i e-postbehandling

05/31/2018

Manuell utgående posthantering kan vara tidskrävande och ineffektiv med bortkastade timmar i kö på posten. Företag som fortsätter att förlita sig på frimärken kan också förlora när felaktigt porto tillämpas. En frankeringsmaskin är ett effektivt sätt att spara tid och potentiellt även kostnaden genom snabb och effektiv postbehandling. Det kan även gå längre och ge insikt som kan bidra till att förbättra den utgående posthanteringen och maximera besparingarna.

De flesta företag med en frankeringsmaskin skulle troligtvis säga att tidssparandet är den främsta fördelen. Det är utan tvekan en av de viktigaste anledningarna till att man gör bytet från helt manuell postbehandling, men det finns också andra fördelar.

Intelligent portomätning

Det är sant att en frankeringsmaskin kan hjälpa till att spara tid, tid som annars skulle spenderas på postkontoret, men det sparar också tid för verksamheten redan tidigare i processen. Frankeringsmaskiner kan bearbeta stora volymer post i olika storlekar och vikter på ett snabbt sätt och detta skär ner på den tid som annars skulle spenderas med att sorteringa post efter porto.
Genom att exakt väga posten, säkerställer portmätaren också att rätt porto betalas varje gång; utan detta verktyg kan för högt porto tillämpas, vilket är en onödig extra utgift som också kan växa över tid. En annan stor fördel är möjligheten att skriva ut logotyper och annan information på kuvert tillsammans med portot. Detta är ett utmärkt sätt att inte bara identifiera ditt företag som avsändaren, men också för att stärka ditt varumärke, och till och med sända ett visst meddelande.

Detaljerad utgiftsrapportering

Utgående posthantering slutar inte när objektet fysiskt har lämnat företaget. Det finns en möjlighet till kontinuerlig inlärning och förbättring där den intelligenta portmätaren möjliggör detta. Den lagrar uppgifter om hur mycket som har spenderats, vilka typer av post och från vilka delar av verksamheten det har skickats. Den kan till exempel identifiera objekt som skickas som A-post. Vilket de kanske inte behöver? Om så är fallet har en möjlighet om kostnadsbesparingar blivit indentifierad.

Från detaljerade utgiftsrapporter kan fraktkostnader spåras tillbaka inom verksamheten och detta kan spara mycket tid för krångla avstämningskostnader. Inte bara det, den förenklar också avgifter som vidarebefordras till kunderna om brev skickas på deras bekostnad. Utan digital post kan det vara en lång och komplicerad process att få fram den information som behövs för att stödja dessa aktiviteter.

För företag som använder ett bokföringspaket är det också meningsfullt att mata in information direkt från frankeringsmaskinen för att ytterligare automatisera kostnadsspårning. Att länka upp system och effektivisera rapporteringen på detta sätt kan bidra till att förbättra affärsverksamheten, optimera potentiella besparingar och minimera fel.