Hur EU:s agenda om digitalisering påverkar små och medelstora företag

Hur EU:s agenda om digitalisering påverkar små och medelstora företag

01/23/2018

Om man frågar i princip vilket litet eller medelstort företag som helst vad deras främsta mål är, kommer sannolikt ”att rationalisera våra processer för att kunna minska kostnaderna” att vara ett av de tre främsta målen. Det är inte så förvånande. Företag av alla storlekar har alltid strävat efter detta.

Under de senaste åren har dock rationalisering allt mer handlat om att omvandla manuella processer till digitala.

Inom till exempel kommunikation har vi sett att företagen utökar antalet kommunikationskanaler. Från att endast använda post använder de nu även e-post, sociala medier och sms, eftersom detta ofta är billigare och mer praktiskt både för dem och för kunderna. Digitala processer kan minska kostnader och förbättra kundupplevelsen.

Om vi ser på situationen på ett mer övergripande plan har faktiskt varje enskilt mindre och medelstort företag bestämt själva huruvida de vill delta i den digitala utvecklingen. Om företaget upplevde att de manuella processerna fungerade väl kunde de fortsätta att använda dem. Det fanns ingen lagstiftning som tvingade dem att anpassa sig. Detta börjar nu att ändras.

EU ser nyttan med digitala processer för den offentliga sektorn

I de flesta EU-länder är fakturering fortfarande främst en manuell och pappersbaserad process, men en sådan gammaldags och ineffektiv metod kräver stora resurser, särskilt i den offentliga sektorn där tjänsterna oftast har mycket knappa resurser. För att åtgärda detta problem försöker EU uppmuntra till användningen av elektroniska fakturor (e-fakturering) inom offentlig upphandling, vilket automatiserar stora delar av processen. En av åtgärderna var att implementera Direktiv 2014/55/EU, som gav e-fakturor samma status som motsvarande pappersfakturor och försökte standardisera layouter och format för att minska komplexiteten för fakturor som skickas över gränserna.

Vissa medlemsländer har genomfört ytterligare åtgärder och har gjort det obligatoriskt att använda e-fakturering inom den offentliga sektorn. Till exempel kan större bolag i Frankrike nu endast faktura elektroniskt, medan mindre organisationer fortfarande kan använda pappersbaserad fakturering fram till år 2020. I Österrike och Danmark har e-fakturering varit obligatoriskt vid fakturering mellan företag och statliga myndigheter i flera år. En fullständig sammanställning av medlemsländernas lagar finns här [LÄNK].

Varför alla små och medelstora företag bör övervaka juridiska beslut om e-fakturering

Många små och medelstora företag fakturerar inte statliga myndigheter eller den offentliga sektorn, så många av dem har uppfattningen att de inte behöver bry sig om en sådan lagstiftning. Men om de leverantörer de använder sig av arbetar med myndigheter innebär detta att det är mer sannolikt att leverantörerna skickar e-fakturor till alla de samarbetar med, vilket tvingar de små och medelstora företagen att använda denna teknik för att kunna hantera dem. Om EU dessutom planerar att införa bestämmelser om faktureringsprocesser är det bara en tidsfråga innan de börjar titta på även andra processer – inklusive kommunikation – med det samlade målet att skapa en helt digitaliserad region.

När små och medelstora företag tvingas att vidta åtgärder, särskilt till följd av nya lagar, kan de drabbas av panik. De upplever det som att de inte har tid och hamnar till slut i en situation där de väljer verktyg som inte riktigt uppfyller deras behov. De små och medelstora företagen ägnar väldigt lite tid till att tänka på integrering och processerna börjar motverka varandra och blir allt mer kostsamma och komplexa, vilket innebär att de fördelar som de digitala verktygen faktiskt ger inte kan utnyttjas.

Små och medelstora företag måste arbeta proaktivt med att börja använda verktyg som verkligen förbättrar de befintliga processerna, och kommunikation är alltid en bra del att börja med. Lösningar som är webbaserade och automatiserar skapande och utskick av korrespondensmaterial ger små och medelstora företag mer tid att fokusera på kunder och minskar samtidigt kostnaderna och antalet fel. Att börja använda digitala verktyg ger enbart fördelar.