Få ut mer av dina utskick 

Få ut mer av dina utskick 

06/12/2018

Företag skickar ut ett brett utbud av utskick som offerter, fakturor och marknadsföringsmaterial, och i varje enskilt fall vill de maximera kommunikationseffekten och samtidigt hålla nere kostnaderna.

Manuell förberedelse av utskick kan ta upp mycket tid och det har en inverkan på omsättningen, eftersom den tiden skulle kunna läggas på att betjäna kunder eller utöka verksamheten istället. Helst ska företag automatisera så mycket av den manuella sammanställningen av utskick som möjligt och frigöra tid som kan läggas på andra uppgifter. När det gäller kommunikationspåverkan sjunker värdet för utskick om fel dokument skickas ut eller, ännu värre, om kunder eller andra intressenter får information som inte är avsedd för dem. Det ger inte bara ett dåligt intryck, det kan också innebära ett brott mot dataintegriteten. Företag ska eftersträva noggrannhet och en enkel process för utgående post för att maximera investeringsavkastningen och göra ett gott intryck på kunderna. Genom att automatisera processen går det att förenkla sammanställningen av utskick och introducera säkerhetsåtgärder så att rätt dokument garanterat når rätt personer.  

Automatisering och säkerhet genom digital hantering av utgående post

Med rätt digitala kommunikationsverktyg kan företag förbereda utskick med ett enda, centraliserat posthanteringssystem, som är tillgängligt för all personal som behöver det via ett webbaserat gränssnitt.  Utöver det kan kuverteringsmaskiner placera dokument i kuvert mycket snabbare än en person som utför uppgiften för hand. Utskickhanteringsprogram sorterar dokument i buntar beroende på kommunikationstyp och applicerar sedan optiska märken (OMR/streckkod/2D) baserat på informationen som de innehåller. Flera dokument som är avsedda för samma mottagare kan grupperas tillsammans för att spara på porto. De optiska märkena på de utskrivna utskicken läses av en intelligent kuverteringsmaskin för att säkerställa att varje dokument skickas till rätt mottagare. Det är både ett effektivt och säkert sätt att förbättra hanteringen av utgående post.

Ökad produktivitet och säkerhet och reducerade kostnader

Genom ökad automatisering och centralisering av den utgående kommunikationsprocessen får företag förbättrad produktivitet, tack vare att mindre tid läggs på att sammanställa utskick. De kan förbättra säkerheten genom en intelligent kuverteringsmaskin i kombination med optiska märken, och gruppera utskick som ska till samma mottagare för att sänka kostnaderna.